1. Kapsam ve veri sorumlusu
Bu aydınlatma metni, Veternis tanıtım sitesini ziyaret eden ve ürünün açılışı ile erken erişim seçeneklerinden haberdar olmak için e-posta adresini paylaşan kişilere yöneliktir. Klinik uygulamasındaki hasta, hayvan sahibi veya çalışan kayıtlarını kapsamaz.
Veri sorumlusu: Reha Ömer Gürsel (Veternis). KVKK başvuruları: kvkk@veternis.com. Genel iletişim: info@veternis.com. Ürün ve destek soruları: support@veternis.com. Veternis marka adıdır. Başvurunuzu yazılı olarak yapmak isterseniz tebligata elverişli adres bilgisini kvkk@veternis.com adresine yazarak talep edebilirsiniz.
2. Hangi veriler, nasıl toplanır?
Ön başvuru formuna girdiğiniz e-posta adresi, sayfanın dil bilgisi (Türkçe veya İngilizce), başvurunun tanıtım sitesinden geldiğini belirten kaynak bilgisi ve kaydın oluşturulma zamanı elektronik ortamda, doğrudan sizden ve otomatik yollarla alınır. Form ad, telefon, klinik bilgisi veya hasta kaydı istemez.
Rızanın ispatı için ayrıca onayın alındığı sunucu zamanı ile onay sırasında gösterilen rıza metninin ve bu aydınlatma metninin sürüm bilgisi kaydedilir. Aynı adresle tekrar başvurulduğunda önceki onay kayıtları silinmez; her onay ayrı bir kayıt olarak saklanır.
Siteye erişim sırasında IP adresi, istek zamanı ve tarayıcı bilgisi gibi teknik veriler barındırma ve güvenlik hizmetlerinde işlenebilir. Tarafımızca ayrıca bir erişim kaydı tutulmaz; izleme hizmeti (Application Insights) etkinleştirilmemiştir. Microsoft, hizmetin işletilmesi için sistem tarafından üretilen kayıtları takma adlaştırılmış biçimde tutar ve saklama sürelerini kendi politikaları uyarınca amaç için gereken asgari düzeyde belirler. Analitik kullanımına ilişkin bilgiler Çerez Politikası’nda açıklanır.
Formun kötüye kullanılmasını önlemek için IP adresiniz saklanmaz; adresinizden türetilen ve tekrar IP adresine dönüştürülemeyen bir değerle saatlik istek sayısı tutulur. Bu sayaçlar günlük olarak otomatik silinir.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
E-posta adresiniz, dil ve kaynak bilginiz; talep ettiğiniz açılış ve erken erişim bildirimlerini iletmek, bildirim dilini belirlemek ve ön başvuru listesini yönetmek için kullanılır. Bu bildirim listesi, KVKK m. 5/1 kapsamındaki açık rızanıza dayanır. Rıza, aydınlatma metninden ayrı duran ve varsayılan olarak boş gelen bir onay kutusuyla alınır; kutu işaretlenmeden form gönderilemez. Bu metni okumak tek başına rıza veya ticari ileti onayı sayılmaz.
Güvenlik kayıtları, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla sitenin ve formun güvenliğini sağlama meşru menfaati kapsamında (m. 5/2-f); ilgili kişi başvurusu kayıtları hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m. 5/2-ç); somut uyuşmazlığa ilişkin gerekli kayıtlar bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e) amacıyla işlenir.
Ön başvuru bir hesap, ücretli abonelik veya satın alma oluşturmaz. E-posta adresinizin başka kampanyalar için kullanılması bu talebin kapsamında değildir. Ticari elektronik iletiler bakımından gereken onay ve ret süreçleri ayrıca uygulanır.
4. Verilerin paylaşılması ve yurt dışına aktarım
Veriler, ön başvuruların saklanması, e-postaların iletilmesi ve sitenin sunulması amacıyla bu hizmetleri sağlayan yetkili hizmet sağlayıcılarla, görevlerinin gerektirdiği ölçüde paylaşılabilir. Kanuni bir talep veya yükümlülük olduğunda yetkili kamu kurumlarına ve adli mercilere aktarılabilir.
Form isteğini işleyen sunucu bileşeni ve ön başvuru kayıtlarının tutulduğu tablo, Microsoft Azure altyapısında Batı Avrupa (Hollanda) bölgesindedir. Sitenin statik sayfaları ise hızlı açılması için Microsoft'un küresel dağıtım ağı üzerinden sunulur; bu içerik kişisel veri barındırmaz, ancak erişim sırasında IP adresiniz bulunduğunuz bölgedeki sunucuda işlenebilir. Her hâlükârda verileriniz Türkiye dışında işlenmektedir. Microsoft ile ilişkimiz, Microsoft Ürün ve Hizmetleri Veri Koruma Ek Sözleşmesi'ne (DPA) tabidir. Bu ek sözleşme AB mevzuatı bakımından standart sözleşme hükümlerini içerir ve Microsoft, AB Veri Sınırı taahhüdü kapsamında müşteri verisini sınırlı hâller dışında AB/EFTA ülkelerinde saklamayı ve işlemeyi taahhüt eder. Bu düzenlemeler AB mevzuatına ilişkindir ve KVKK m. 9 uyarınca aranan güvencenin yerine geçmez.
Yurt dışındaki hizmet sağlayıcıları, bu bölümde belirtilen barındırma ve iletişim amaçları için kullanılır. Bildirim listesine katılma onayı ile yurt dışına aktarımın hukuki koşulları ayrı değerlendirilir. Verilerinizin aktarıldığı taraflar ve aktarım düzenlemeleri hakkında kvkk@veternis.com üzerinden bilgi talep edebilirsiniz.
info@veternis.com, support@veternis.com ve kvkk@veternis.com adreslerine yazdığınızda iletiniz, e-posta hizmeti sağlayıcımız Google (Google Workspace) altyapısında işlenir ve saklanır; Google Workspace hizmet şartları ve veri işleme ek sözleşmesi uygulanır. Posta içeriği Google'ın küresel altyapısında işlenir ve saklanır; içeriğin belirli bir ülkede tutulacağı taahhüt edilmemektedir. Yazışmalar, talebin sonuçlandırılması için gereken süre boyunca saklanır.
Toplu bildirim e-postası göndermek için ayrı bir e-posta servisi kullanılmamaktadır; ön başvuru kayıtları yalnızca yukarıdaki tabloda tutulur. Böyle bir servis devreye alındığında adı, alıcı grubu, ülkesi ve aktarım güvencesi bu metne eklenecek ve gerekiyorsa ayrıca rızanız alınacaktır.
5. Saklama ve silme
Bildirim kaydınız (e-posta adresi, dil, kaynak ve kayıt zamanı) kayıt tarihinden itibaren 24 ay saklanır ve sürenin sonunda otomatik olarak silinir.
Rızanın ispatına ilişkin onay kayıtları, onayın verildiği tarihten itibaren 36 ay saklanır. Bu süre bildirim kaydınızın silinmesinden sonra da devam edebilir; kayıtlar, açık rızanın varlığını ve kapsamını ispat yükümlülüğünü yerine getirmek ve olası bir denetim ya da uyuşmazlıkta delil olarak sunulmak üzere tutulur.
Bildirim talebinizi geri çektiğinizde kaydınız listeden çıkarılmış olarak işaretlenir ve gönderim durur; kayıt kendi 24 aylık süresi dolunca silinir, onay kaydı ise kendi süresi doluncaya kadar durur. Geri çekme sonrasında kaydın silinmeden tutulmasının amacı, aynı adresin form üzerinden yeniden etkinleştirilmesini önlemek ve geri çekme talebinin yerine getirildiğini gösterebilmektir; bu işleme hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesine (KVKK m. 5/2-ç) dayanır ve kayıt yalnızca bu amaçla tutulur. Kaydınızın tamamen silinmesini talep ederseniz bildirim kaydı ve ona ait onay kayıtları birlikte silinir. Süresi dolan kayıtlar günlük çalışan otomatik bir görevle temizlenir.
Ön başvuru tablosu için ayrıca bir yedekleme süreci işletmiyoruz. Depolama hizmetinin aynı bölgedeki çoğaltması, tarafımızca kullanılabilen bir geri yükleme yedeği değildir. Yönetim amacıyla alınan dışa aktarmalar (ör. CSV) ayrıca yönetilir ve ihtiyaç ortadan kalktığında silinir. Bir uyuşmazlık nedeniyle tutulması gereken kayıtlar yalnızca ilgili amaç ve gerekli süreyle sınırlı saklanır.
6. Haklarınız ve başvuru
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini; kanuni şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme.
- Yalnızca otomatik sistemlerle analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme; hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7. Bildirim listesinden ayrılma
Bildirim talebinizi ve buna ilişkin rızanızı dilediğiniz zaman kvkk@veternis.com adresine yazarak geri çekebilirsiniz. Bu durumda kaydınız listeden çıkarılmış olarak işaretlenir ve size bildirim gönderilmez; rızanın ne zaman ve hangi metinle alındığına ilişkin onay kaydı, saklama süresi doluncaya kadar yalnızca ispat amacıyla tutulur. Yeniden bildirim almak için kvkk@veternis.com adresine başvurabilirsiniz; adres sahipliği ve yeni onay doğrulanmadan yeniden etkinleştirme yapılmaz. Form bu işlemi otomatik yapmaz. Kaydınızın tamamen silinmesini isterseniz bunu ayrıca belirtmeniz yeterlidir. Otomatik abonelikten çıkma bağlantısı, bildirim e-postaları gönderilmeye başlandığında eklenecektir. Rızanın geri çekilmesi önceki işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemez.
KVKK taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’deki yöntemlerle, yukarıdaki veri sorumlusu adresine yazılı olarak veya daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@veternis.com adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz kimlik ve iletişim bilgilerinizi, talebinizi ve varsa ilgili belgeleri içermelidir. Gereksiz kimlik belgesi veya özel nitelikli veri göndermeyin. Talepler en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; ayrıca maliyet doğması hâlinde Kurulun belirlediği tarifedeki ücret alınabilir.